Ab 2025 tritt in ganz Deutschland, einschließlich Berlin, eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die alle Unternehmen und Organisationen dazu verpflichtet, ihre Rechnungsstellung auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) umzustellen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, den Rechnungsverkehr effizienter und transparenter zu gestalten und die digitale Transformation in der Verwaltung und Wirtschaft zu fördern. Doch wie gut ist die Hauptstadt auf diese Umstellung vorbereitet?
Grundlagen der E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Neuerung in Kraft: Alle Unternehmen in Deutschland sind dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für B2B-Transaktionen zu verwenden. Diese gesetzliche Anforderung ist ein zentraler Bestandteil des Wachstumschancengesetzes, welches darauf abzielt, die Digitalisierung im Bereich des Rechnungswesens entscheidend voranzutreiben. E-Rechnungen müssen in strukturierten Formaten wie XML oder XRechnung erstellt werden. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und sind damit ein Schlüsselschritt hin zu effizienteren und transparenteren Buchhaltungsprozessen. Darüber hinaus ist die Einführung der E-Rechnung ein Vorbote für ein umfassenderes, transaktionsbezogenes Meldesystem, das ab dem Jahr 2030 auf EU-Ebene verpflichtend eingeführt werden soll. Dieses System soll dazu beitragen, den grenzüberschreitenden digitalen Handel innerhalb der EU zu erleichtern und die Steuertransparenz zu erhöhen.
Frühe Adopter und deren Vorbereitungen
In Berlin haben bereits einige Vorreiter aus der Wirtschaft und öffentlichen Verwaltung wichtige Schritte unternommen, um die E-Rechnungspflicht zu implementieren. Zu diesen gehören:
- Berliner Justiz: Mit der Einführung der elektronischen Akte in Zivil- und Familiensachen hat die Berliner Justiz bereits eine wesentliche Grundlage für die Nutzung von E-Rechnungen geschaffen. Bis 2026 ist geplant, insgesamt 12 Gerichte vollständig auf digitale Akten umzustellen.
- Verband elektronische Rechnung (VeR): Dieser Fachverband unterstützt Unternehmen bei der Implementierung der E-Rechnung. Er bietet Informationen zu rechtlichen Anforderungen und praktischen Umsetzungstipps.
Checkliste zur gelungenen Umstellung auf E-Rechnungen
Für eine erfolgreiche Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ist eine detaillierte Planung und Umsetzung entscheidend, genauso wie die Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Folgende Checkliste kann Unternehmen dabei unterstützen, den Übergang reibungslos zu gestalten:
| Schritt | Beschreibung | Status |
| Technische Voraussetzungen prüfen | Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur kompatibel ist, um E-Rechnungen empfangen und versenden zu können. | Vorbereitung |
| Software und Tools auswählen | Wählen Sie geeignete Softwarelösungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. | Auswahlprozess |
| Mitarbeiterschulung | Planen und führen Sie Schulungen für alle Mitarbeiter durch, die mit der Rechnungsstellung und -verarbeitung betraut sind. | Umsetzung |
| Datenschutz gewährleisten | Überprüfen Sie die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen im Zusammenhang mit der Übermittlung von E-Rechnungen. | Kontinuierlich |
| Pilotphase durchführen | Starten Sie eine Testphase mit ausgewählten Rechnungen, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. | Testlauf |
| Vollständige Umstellung | Nach erfolgreicher Pilotphase, stellen Sie vollständig auf E-Rechnungen um. | Abschluss |
Diese Checkliste dient als Grundlage, um die Einführung von E-Rechnungen systematisch und effektiv zu gestalten. Durch das Abarbeiten dieser Punkte können Unternehmen sicherstellen, dass sie technisch, rechtlich und organisatorisch gut auf die kommenden Anforderungen vorbereitet sind.
Bildungsangebote zur E-Rechnung
Verschiedene Bildungseinrichtungen und Verbände in Berlin bieten spezielle Seminare und Workshops an, um Unternehmen auf die Einführung der E-Rechnung vorzubereiten:
Bitkom Akademie
Ein Workshop, der sich explizit mit den rechtlichen Grundlagen und der praktischen Umsetzung der E-Rechnung befasst, findet am 21. Februar 2025 statt.
- Workshop: E-Rechnung – bereit für die B2B-Pflicht
- Datum: 21. Februar 2025 (online)
- Kosten: 650 € (550 € für Mitglieder)
- Inhalte: Der Workshop behandelt die rechtlichen Vorgaben, Projektstart und Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse. Zielgruppe sind insbesondere KMU und Verantwortliche aus den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen
TANGENS Akademie
Ein Webinar zur Einführung in die E-Rechnung bietet praktische Checklisten und behandelt die neuesten gesetzlichen Vorgaben.
- Webinar: E-Rechnung – Update 2024/2025
- Inhalte: Informationen zur optimalen Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht, inklusive Checklisten für die Umsetzung im Debitoren- und Kreditorenbereich.
- Zielgruppe: Unternehmen, die sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten möchten
Fördermöglichkeiten: Der Berliner Senat bietet die Digitalprämie Berlin, um Weiterbildungen zur Digitalisierung zu fördern. Unternehmen mit bis zu 249 Angestellten können Fördermittel beantragen, um ihre Digitalkompetenzen zu stärken.
Bild: freepik.com
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