Erfolge für Unternehmen werden nicht durch Abwesenheit, sondern durch Anwesenheit erzielt. Dennoch kann ein gezieltes Abwesenheitsmanagement zum positiven Gesamtbild beitragen, weil eine effektive Ressourcenplanung auch bei Mitarbeiterausfällen die Kontinuität der Produktion sicherstellt. Moderne Abwesenheitsmanagement-Software ist für diesen Zweck weniger fehleranfällig als die veralteten Excel-Tabellen. Mit einer Vielzahl intelligenter Funktionen sorgt sie zusätzlich für einen reibungslosen Workflow und generiert für Unternehmen einen hohen Mehrwert.
Das Abwesenheitsmanagement in der Definition
Der Vorgang, die Abwesenheit zu managen, ist eine Disziplin des HR-Managements. Dabei konzentriert sich das Abwesenheitsmanagement auf die Planung, Verwaltung und Analyse von Ausfallzeiten der Mitarbeiter. Diese werden in geplant und ungeplant unterschieden, wobei die ungeplanten Abwesenheiten, zum Beispiel durch Krankheit, kranke Kinder oder Arbeitsunfälle, schwieriger zu kompensieren sind.
Die Ziele des Abwesenheitsmanagements
Das oberste Ziel des Abwesenheitsmanagements ist die Gewährleistung reibungsloser Abläufe im Betrieb selbst im Falle von Mitarbeitererkrankungen. Es geht darum, fehlende Mitarbeiter zu ersetzen oder Sorge dafür zu tragen, dass die Produktionsziele durch eine effiziente Ressourcenverteilung dennoch erreicht werden können. Ebenso gehört zum Abwesenheitsmanagement die systematische Erfassung fehlender Beschäftigter und die Dokumentation ihrer Ausfallgründe.
Urlaubsanträge von Mitarbeitern müssen genehmigt und auf ihre rechtliche Compliance mit Blick auf die ihnen zustehenden Urlaubstage geprüft werden. Bei einem guten Abwesenheitsmanagement haben die Beschäftigten stets einen Überblick über die ihnen noch im Kalenderjahr verfügbaren Urlaubstage und Verantwortliche über den Ausfallstatus aktuell sowie bis zum Ende des Jahres für eine bessere Planung und Vermeidung von Engpässen.
Die Vorteile einer modernen Abwesenheitsmanagements-Software
Insbesondere bei großen Unternehmen mit komplexen Strukturen und vielen Sonderregelungen stoßen Excel-Tabellen schnell an ihre Grenzen. Der Arbeitsaufwand ist enorm und Fehler wie Folgefehler verzerren leicht das Bild und präsentieren Entscheidungsträgern falsche Ergebnisse. Verfügen Verantwortliche hingegen über fortschrittliche Softwarelösungen, können sie damit den Aufwand erheblich reduzieren und spürbar Arbeitszeit und Arbeitskosten einsparen.
Weiterhin ermöglichen moderne Programme Unternehmen den aktuellen und zukünftigen Blick über die Ausfallzeiten im Betrieb in Echtzeit, was ihre Möglichkeiten zur Steuerung der Betriebsauslastung verbessert und eine faire Verteilung der Arbeitszeit sicherstellt. Zur optimierten Planung tragen intelligente Analysefunktionen der Software bei. Beispielsweise lassen sich anhand des gespeicherten und sinnvoll geordneten Datensatzes Muster und Trends bei Abwesenheiten erkennen und mögliche Formen von Absentismus oder Überlastung erfassen, um rechtzeitig gegensteuern zu können.
Die wichtigsten Kriterien für den Anbietervergleich
Tools für die Arbeitszeiterfassung haben sich in der Industrie 4.0 durchgesetzt, sodass die Konkurrenz an Anbietern entsprechend groß ist. Wichtig ist zunächst, dass das Programm die benötigten Funktionen bereithält. Dazu gehören Features wie das Anlegen eigener Abwesenheitstypen, ein Abwesenheitsplaner und -kalender, persönliche Arbeitszeitkonten für Mitarbeiter, Verwaltung von Urlaubsansprüchen, Dokumentation und Nachverfolgung, Analysefunktionen und Berichte. Die Softwarelösung sollte flexibel sein und eine nachträgliche Änderung von Eingaben erlauben.
Die Übersicht über die Ausfallzeiten hat in Echtzeit zu erfolgen und muss ebenso in die Zukunft gerichtet sein. Routineaufgaben müssen automatisiert werden. Sowohl zur Transparenz als auch zur Verschlankung der Abläufe tragen möglichst viele Selbstverwaltungsfunktionen der Mitarbeiter bei, die beispielsweise unter Einsicht in ihren Urlaubsstatus selbstständig Urlaubsanträge über die Softwarelösung einreichen können. In diesem Fall sollte das Tool über das Feature der Urlaubssperre verfügen. Die Funktion des Schichttauschs kann die Ausfallzeiten minimieren und trägt ebenso wie die Transparenz über die Abläufe des Programms zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Weitere Anforderungen an die Software betreffen die Nutzerfreundlichkeit, eine übersichtliche Ordnung, eine intuitive Bedienung und eine flache Lernkurve. Das Programm sollte nach oben skalierbar sein und über Schnittstellen für die Integration an andere Programme verfügen. Dies können Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme, Tools für Zeiterfassung und Personalinformationssysteme sein. Abschließend ist eine automatische Compliance-Überprüfung bei der Eingabe hilfreich, weil sie Verstößen gegen rechtliche Regelungen, zum Beispiel zu den Urlaubsanträgen, vorzubeugen hilft.
Bild: louisehoffmann83 via Pixabay
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