Warum die Lohnbuchhaltung für Unternehmen so wichtig ist

Ein erfolgreiches Unternehmen ist auf gute Mitarbeiter angewiesen, die die ihnen zugeteilten Aufgaben gewissenhaft erledigen. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter gilt es allerdings so einiges zu beachten. Insbesondere die formellen Anforderungen sind hier zu berücksichtigen. Damit in diesem Bereich nichts schiefläuft, ist eine Lohnbuchhaltung erforderlich. Dies ist sogar vom Gesetzgeber vorgeschrieben.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Neben der Zahlungsabwicklung der Mitarbeitergehälter besteht die Aufgabe der Lohnbuchhaltung auch darin, die zahlreichen Meldepflichten zu berücksichtigen.

Die monatliche Gehaltsabrechnung

Die Lohnbuchhaltung ist dafür zuständig, die monatliche Gehaltsabrechnung zu erstellen. Dabei muss angegeben sein, wann die Erstellung erfolgt ist und für welchen Zeitraum die Abrechnung gültig ist. Zusätzlich dazu muss erkenntlich sein, wie hoch das Brutto-Gehalt und die Abzüge davon sowie das entstehende Netto-Gehalt ausfallen.

Gesetzliche Pflichten

Es bestehen mehrere gesetzliche Meldepflichten, welche die Lohnbuchhaltung einhalten muss. Dazu gehört die Abwicklung der DEÜV-Meldungen. Hierbei handelt es sich um die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Die Lohnbuchhaltung muss die Daten der Arbeitnehmer an die Sozialversicherungen melden. Zusätzlich dazu müssen die Zahlungen an die Krankenkassen gemeldet werden. Hierfür erhält die Lohnbuchhaltung die Krankenkassennachweise. Eine weitere gesetzliche Pflicht besteht in der Erstellung der Lohnsteueranmeldung. Diese ist erforderlich, um eine Quellenbesteuerung der Lohnsteuer durchführen zu können. Das führt dazu, dass Arbeitnehmer automatisch ihr Nettogehalt erhalten, da von ihrem Bruttolohn automatisch die folgenden Aufwendungen abgezogen werden:
·       Steuern
·       Sozialversicherungsbeträge
·       Krankenkassen-Prämien

Weitere Aufgaben

Die weiteren Aufgaben bestehen darin, die Lohnunterlagen eines Mitarbeiters zu eröffnen, der neu vom Unternehmen eingestellt wird. In diesem Fall erfolgt auch gleich die Anmeldung beim Sozialversicherungsträger. Auch um die Abwicklung der Mitarbeiteraustritte und die hierbei anfallende Meldung an die Sozialversicherungsträger übernimmt die Lohnbuchhaltung. Dies geschieht in der Regel zum Ende eines Monats hin. Oftmals ist die Lohnbuchhaltung auch für die Erstellung von Personalstatistiken verantwortlich. Gegen Ende eines Geschäftsjahres erfolgt der Abschluss der Lohnkonten und die Meldung hierüber an die Statistikämter, Sozialversicherungsträger und die Agentur für Arbeit.

Prüfung von Rentenversicherung und Finanzamt

Unternehmen werden regelmäßigen Überprüfungen seitens des Finanzamts und der Rentenversicherung unterzogen. Die Überprüfung vom Finanzamt ist auch unter dem Begriff Lohnaußensteuerprüfung bekannt. Vom Rentenversicherungsträger werden die Versicherungskonten hinsichtlich korrekter Abführung von Beiträgen für die Pflegeversicherung und die Krankenkasse überprüft. Aber auch die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung werden einer Überprüfung unterzogen. Demnach ist es von großer Wichtigkeit, dass die Lohnbuchhaltung die vom Gesetzgeber vorgegebene Dokumentationspflicht bezüglich der Lohnbuchhaltungsunterlagen einhält und keine Fehler bei der Gehaltsabrechnung macht.

Welche Unternehmen brauchen eine Lohnbuchhaltung?

Nicht jedes Unternehmen benötigt auch eine Lohnbuchhaltung. Zu dieser sind nur die Unternehmen verpflichtet, die auch Lohnsteuer abführen müssen. Das bedeutet konkret, dass nur die Unternehmen eine Lohnbuchhaltung in ihren Betrieb integrieren müssen, die Mitarbeiter beschäftigen. Einzelunternehmer müssen sich diesbezüglich somit keine Gedanken machen. Ab einem Angestellten jedoch muss die Lohnbuchhaltung jeden Monat erledigt und eingereicht werden. Das gilt auch für kleine Betriebe und Start-ups.

Gehaltsabrechnung vs. Lohnabrechnung

Grundsätzlich gilt es zwischen diesen beiden Begriffen zu unterscheiden, da es sich bei der Lohnabrechnung und der Gehaltsabrechnung um verschiedene Dinge handelt, auch wenn die Begriffe zuerst einmal sehr ähnlich klingen. Der Unterschied besteht darin, dass man unter einem Gehalt einen festgelegten Monatsbetrag versteht, während der Lohn eine Bezahlung nach Leistung darstellt. Das bedeutet konkret, dass das Gehalt eine monatliche Bezahlung darstellt, die im Arbeitsvertrag definiert ist. Die Bezahlung fällt somit in jedem Monat gleich aus, unabhängig von Urlaubs- oder Feiertagen und der Anzahl an Überstunden. Je nach Bundesland kommt es allerdings zu großen Gehaltsunterschieden. Beim Lohn dagegen richtet sich die Bezahlung nach der Anzahl an gearbeiteten Stunden pro Monat, welche entsprechend variieren können. Die Zahlung ist von Urlaubstagen, Überstunden und Feiertagszuschlägen abhängig. Auf dem jeweiligen Formular muss vermerkt werden, welche Art der Bezahlung angewendet wird. Ein besonderer Unterschied zwischen den beiden Formularen besteht ansonsten jedoch nicht.

Lohnbuchhaltung outsourcen oder selbst machen?

Unternehmen können sich selbst um die Lohnbuchhaltung und die damit einhergehenden Aufgaben kümmern, oder hierfür einen externen Dienstleister beauftragen. Bei beiden Vorangehensweisen entstehen sowohl Vor- als auch Nachteile. Für den Fall, dass die Lohnbuchhaltung betriebsintern erfolgt, wird eine eigene Abteilung ins Leben gerufen, die je nach Größe des Unternehmens, einen oder mehrere Lohnbuchhalter beschäftigt. Die Einrichtung einer eigenen Abteilung macht meist bei großen Unternehmen Sinn, die die nötigen Kapazitäten hierfür haben.

Eine Alternative besteht darin, einen Steuerberater oder ein Lohnbuchhaltungsbüro zu beauftragen. Dies kommt überwiegend für kleine und mittelständische Betriebe infrage, da diese nicht die erforderlichen finanziellen Mittel haben, um eine eigene Abteilung einzurichten. So können sie sich den Aufwand sparen und sich weiterhin voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Die Abgabe der Lohnbuchhaltung an einen teuren Dienstleister von außerhalb ist unter Umständen aber gar nicht notwendig. Denn mittlerweile gibt es moderne Buchhaltungssoftwares welche bei der Gehaltsabrechnung unterstützen, sodass die Lohnbuchhaltung auch ohne spezifische Fachkenntnisse erfolgen kann.

Bild: Gerd Altmann via Pixabay

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