Berlin ist als Unternehmenstandort mehr denn je gefragt, auch der Beliebtheitsgrad der Bundeshauptstadt bei Start-ups steigt. Mit steigender Konkurrenz, gewinnt das Thema Service an großer Bedeutung. Eine Büroumfrage zeigt in dem Zusammenhang die Wichtigkeit einer guten telefonischen Erreichbarkeit. Schlechte Erreichbarkeit verringert den Umsatz und schadet dem Unternehmen.
Ständige Anrufe unterbrechen Workflow
Viele Arbeitnehmer kennen die Situation vielleicht aus dem eigenen Arbeitsumfeld: Die aktuelle Aufgabe muss mit hohem Termindruck erfüllt werden, ein klingelndes Telefon unterbricht den Arbeitsablauf und kostet gleichermaßen Zeit wie Konzentration. Möglicherweise können die Kollegen hier für Abhilfe schaffen und den Anruf übernehmen – was für viele Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen schwierig ist. Die meisten Betriebe sind zumindest in den ersten Jahren sehr darum bemüht, mit wenig Personal auszukommen, damit die Kosten gering gehalten werden. Und so kommt es häufiger dazu, dass ein Anruf erst gar nicht beantwortet werden kann.
Studie zeigt: Erreichbarkeit kritischer Erfolgsfaktor
Wie eine von Fittkau & Maaß Consulting durchgeführte Umfrage zeigt, können daraus aber ungeahnte Umsatzverluste resultieren: Bei Deutschlands größter Büroumfrage gaben 59 Prozent der Befragten an, nicht auf einen Anrufbeantworter zu sprechen und direkt wieder aufzulegen. Hier fehlt den Interessenten ganz offensichtlich das direkte Feedback, denn häufig werden die Nachrichten gar nicht oder erst sehr spät beantwortet. Das wäre als solches für das kontaktierte Unternehmen noch kein Verlust. Doch 68 Prozent der Anrufer gaben zudem an, dass sie gleich die Nummer eines Wettbewerbers wählen würden. Im Klartext bedeutet dies: Nur Unternehmen, die auch tatsächlich während der Geschäftszeiten erreichbar sind, erhalten den Auftrag. Auch in Zeiten von Online-Shops und Messenger überzeugt der direkte Kontakt, bei dem Fragen sofort beantwortet können. Selbst wenn die Auftragsvergabe noch nicht verpasst wurde, hat der Anrufbeantworter einen negativen Einfluss auf die sich anbahnende Geschäftsbeziehung: 77 Prozent der Studienteilnehmer empfinden es als frustrierend, niemanden zu erreichen.
Büroservice entlastet eigene Mitarbeiter
Was bedeuten diese Ergebnisse nun für die Unternehmen? Die Problematik des beschäftigten Personals bleibt, sodass eigene Mitarbeiter kaum jederzeit zur Verfügung stehen. Einige Dienstleister haben sich allerdings auf den Bereich Büro- und Telefonservice spezialisiert. Dabei können die Anrufe der Kunden entgegengenommen und eine Gesprächsnotiz angefertigt werden. Welche Leistungen darüber hinaus erbracht werden, ist eine Frage der Vereinbarungen. Beratungen sind ebenso möglich wie Terminvereinbarungen. Das geschulte Fachpersonal meldet sich dabei im Namen des Auftraggebers. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine Erreichbarkeit kann jederzeit sichergestellt werden, auch wenn das Anrufer aufkommen wegen einer Werbekampagne einmal etwas größer ausfallen sollte. Zudem ist die Dienstleistung flexibel und transparent: Abgerechnet wird nach der Anzahl der Anrufe. Urlaub und Krankheit – bei eigenen Mitarbeitern nicht unproblematisch – sind bei der Inanspruchnahme eines Telefonservices in Berlin kein Thema. Wer sich also vor künftigen Umsatzverlusten durch nicht beantwortete Anrufe schützen und seine Mitarbeiter entlasten möchte, sollte einen Büroservice in Betracht ziehen.
(Artikelfoto: Telefonistin; Foto: ©https://pixabay.com/de/users/Skitterphoto-324082/)
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